Verslag bestuursvergadering Historische Vereniging Ameide -Tienhoven

Dinsdag 20 februari 2018; plaats Stadhuis op de Dam te Ameide

• Afwezig  met bericht, Hans van den Heuvel, Rien de Groot (stagegast) en Jannet Maatkamp,.
• Aanwezig  Henk de Jong, Marjan de Gruyter, Jetty Stasse, Jory Verwolf, Cees van Gelderen, Annie Terlouw  en Dout Siegersma
• Aanwezige stage gasten : Dick Roodhorst en Corrie Middelkoop .

Opening

• De vice voorzitter heet een ieder welkom en opent de vergadering.
• Speciaal welkom aan de stage gasten.

Als eerste geeft zij het woord aan Cees van Gelderen, hij kan gedeeltelijk de vergadering  bijwonen en heeft enkele mededelingen :

• Over de witte bank welke in de zomer voor het stadhuis staat. Deze moet een nieuw verfje. Jetty Stasse zal contact opnemen met de gemeente Zederik om een verzoek tot het verven van de bank.
• De gedenkplaatjes op de Balie zullen de komende weken geplaats worden.
• De oorspronkelijke stoelen  in de trouwzaal staan nog op zolder maar zullen naar beneden worden gehaald en neergezet. Bij een eventueel tekort heeft Marjan de Gruyter misschien nog  5 ã 6  stoelen.
• De Vlizo trap en de raamkatrollen zijn gerepareerd door aannemer.
• De bank welke aan de Lekdijk zal komen te staan wordt opnieuw gelakt en weer geplaats in het voorjaar.

Mededelingen :

• Afgelopen week is een bericht van overlijden binnen gekomen van het  Izaäk den Oudsten.  Het bestuur heeft naar de familie een  condoleance gezonden.
• De gezondheidstoestand van zowel mw. van den Heuvel, als Hans van de Heuvel laat zeer te wensen over,  het bestuur  spreekt hierover haar verdriet uit.
• De zoektocht naar nieuwe invulling van bestuursfuncties blijft doorgaan.
• Rabobank Clubkas is aangevraagd.
• Coöp aktie statiegeld is aangevraagd.

Vaststellen agenda

Er zijn verder geen nieuwe agenda punten toegevoegd aan de bestaande agenda voor deze vergadering.

verslag bestuursvergadering 16 januari 2018

• tekstueel :  punt 4 :  Crescendo moet Crescendo zijn, punt 11 :  21 februari moet 20 februari zijn
• punt 14 :  21 februari moet 20 februari zijn.
• Inhoudelijk is verslag akkoord,  besloten wordt de verslagen af te tekenen na goedkeuring van de aanwezige bestuursleden.

Ontwikkeling ledenbestand en digitalisering ledenbestand

• De stand van zaken  20 feb 2018 is 650 leden
• In de vergadering van 16 januari is besloten het ledenbestand te digitaliseren waardoor de vereniging beter grip heeft op de contributiebetalingen.
• Ook zal de gehele boekhouding worden gedigitaliseerd.
• Henk de Jong is hiermee bezig en zal voor de ALV alles op orde hebben  zodat we van start kunnen per 1 jan. 2018.
• Samen met Jetty Stasse zal e.e.a. worden opgezet en afgerond.

Voorbereiding financieel verslag

• Hier wordt aan gewerkt  dit alles zal af zijn voor de ALV 19 april
• De begroting 2018 is dan klaar en kan ingediend worden en naar ik hoop goedgekeurd door de leden.

Overdracht vaandel  en uniformen Crescendo

• Dit zal plaatsvinden op 6 April, de concertavond van AFK.
• Daar zal het bestuur van de HVAT het vaandel en de uniformen officieel in ontvangst nemen.
• De vicevoorzitter verzoek de bestuursleden zoveel mogelijk die avond  aanwezig te zijn.
• Voor toegangskaarten wordt gezorgd.

Voorbereiding Algemene Ledenvergadering ALV

• Anja van der Grijn-de Groot gaat een filmpje maken over Koninginnedag in Ameide en verder zal er een gedeelte van de film 125 jaar Koninginnendag. Naar  de auteursrechten zal worden gekeken of deze film vertoont mag worden.
• De reservering voor 19 april is gemaakt.

Aftreedschema bestuursleden:

• Jetty Stasse en Jannet Maatkamp  staan op de nominatie om in 2018 af te treden.
• Jetty wil graag nog een termijn of deel daarvan blijven in iedere geval tot na het 30-jarig jubileum van de vereniging. Dit zal zijn in 2019.
• Wel zal Jetty haar taak als penningmeester neerleggen, zij zal dit overdragen aan Henk de Jong die haar taak overneemt.
• De vice voorzitter zal Jannet Maatkamp nog benaderen en vragen of zij ook herkiesbaar is.
• De stage gasten Dick Roodhorst en Corrie Middelkoop hebben toegezegd graag officieel bestuurslid te worden van de HVAT.
• De vicevoorzitter zal hen voordragen tijdens de ALV
• Aan Rien de Groot moet deze vraag nog gesteld worden, ook dit zal de vicevoorzitter als taak op haar nemen.

Verzendklaar maken van de contributienota.

• Op 2 mei zal in het stadhuis om 10.00 uur een aantal bestuursleden bij elkaar komen om de contributie nota’s in orde te maken.
• Deze zullen door de bestuursleden worden rondgebracht in zijn of haar eigen wijk, de rest zal per post worden verzonden.
• Henk de Jong zal t.z.t de nota’s klaar hebben voor de leden inclusief in grote letters het lidmaatschap nummer op deze nota.

Vaststellen volgende vergadering :

• Deze is op dinsdag 27 maart 19.30 uur in het Stadhuis.

Rondvraag

• Jory; zal helaas  niet aanwezig zijn op de ALV.
• Nogmaals een mail naar de gemeente m.b.t. beheer Stadhuis. Besloten wordt een dossier op de bouwen over dit onderwerp, Henk zal alle info betreffende dit onderwerp verzamelen.
• Op het verzoekt m.b.t. het aanlichten van het Stadhuis is nog geen reactie ontvangen.
• Annie: verjaardagskalender 30 jaar HVAT deze zal gemaakt worden. Annie rijkt een voorbeeld aan welke broer Cees gemaakt heeft. Een paar opmerkingen van de aanwezige bestuursleden zullen aan broer Cees worden doorgegeven (de uitgezochte foto’s en plaatsing van de naam van de maanden).
• Bezoek Jan Mijnster Gem. Zederik aan het Stadhuis. Het verzoek om nieuwe gordijnen zal nogmaals bij de Gem. Zederik worden neergelegd. Annie en Dout zullen hier verder actie in ondernemen .
• Voorstel een mooie mosgroen kleur welke bij het wandkleed en interieur past.
• Jetty, telefoonnummer van de bestuursleden in spé. Deze zullen na de ALV ook in het blad moeten worden gepubliceerd.
• Dout: aantal bladen te bestellen 2018 jaargang 1 zullen 725 zijn
• De excel lijst van de leden moet einde week 8 bij Cees van der Grijn zijn. Jetty en Henk zullen hiervoor zorgdragen.

De vicevoorzitter sluit de vergadering en hoopt een ieder op 27 maart weer te begroeten.